Uso de relatórios na empresa

Como usar os relatórios para melhorar a tomada de decisões na empresa

O controle de dados e informações sobre a rotina, movimentação e saúde financeira da empresa são fundamentais para que o gestor consiga visualizar o conjunto e traçar a melhor rota a ser seguida.

Contudo, muitas equipes e gestores tem arrepios só de ouvir o termo “relatório”. Estes antigos instrumentos comprovaram sua eficiência ao longo dos anos e hoje são indispensáveis para tornar a disposição e interpretação dos dados mais resumida, rápida e acessível.

É preciso enxergar os relatórios como algo muito além de uma mera formalidade burocrática imposta pelos sistemas tradicionais de gestão. Estas ferramentas devem ser fundamentais para a tomada de decisão responsável e mais precisa possível. Os dados anotados devem transmitir com clareza a situação do negócio e auxiliar, assim, a identificação de falhas, dificuldades ou oportunidades.

A prática da elaboração de relatórios em todos os setores da empresa gera inúmeros benefícios e permite visualizar a situação atual e futura, apontar detalhes importantes, detectar problemas com maior exatidão, evidenciar o sucesso das estratégias adotadas, acompanhar a evolução e o crescimento e, consequentemente, possibilitar tomadas de decisões mais claras e seguras.

Para um bom gestor, comandar uma empresa sem o auxílio dos relatórios seria como navegar em alto mar sem uma bússola – fica difícil adivinhar qual será o caminho certo. Contudo, e elaboração do documento precisa ser feita de forma responsável e correta, com informações verdadeiras sobre o negócio, ao risco de prejudicar seriamente a organização caso não seja seguido este caminho.

Resumidamente, quatro passos básicos devem ser seguidos para se elaborar um bom relatório.

A quem se destina o relatório?

Primeiramente, é preciso definir a quem se destina o documento para, então, saber como desenvolve-lo mais adequadamente ao público correto. Na sequência, quem elabora o relatório precisar saber muito bem qual o objetivo dele, fundamental para se apresentar os dados ideais e ignorar os superficiais.

Conteúdo do relatório

O terceiro passo é relacionado ao conteúdo do relatório. É importante identificar e apresentar as informações da melhor forma possível para que tenham a melhor utilização, em outras palavras, trazer informações que se complementam e traduzam melhor o conceito do conjunto todo.

Como será apresentado o relatório

E, por fim, a forma como será apresentado tal relatório deve ser a mais prática e comunicativa. Empregar ferramentas como fotos, tabelas e gráficos pode fazer a diferença neste momento.

Aumentar a exatidão dos dados e evitar erros que podem custar caro dependem de processos bem planejados. Assim, a elaboração dos relatórios de maneira tradicional, apenas em papel e caneta, pode dar mais brecha para o erro, além de normalmente tomar muito tempo de quem os elabora.

O ideal seria as empresas utilizarem ferramentas tecnológicas que tenham capacidade de coletar os dados automaticamente e resumirem em relatórios simples e de fácil acesso.

 

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